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Éco-conception d'événements et de manifestations :
les bonnes pratiques

Choisir le lieu d'accueil dans une logique de développement durable

Critères environnementaux à prendre en compte pour choisir un site ?

Alléger les émissions de CO2 en choisissant des sites faciles d'accès, proches des transports en commun et qui limitent les transferts de visiteurs ou permettent de faire les trajets à pied.
Choisir des bâtiments éco-respectueux disposant de systèmes pour la gestion de l'énergie (éclairage basse consommation, chauffage et climatisation maîtrisés, équipés d'énergie renouvelable…), de l'eau (WC double chasse, robinets automatiques économes, récupération des eaux de pluie...), le tri sélectif.

Penser les décors et mobiliers dans une logique environnementale

Le plus simple est de le louer sur place (meilleure durée de vie des stands, moins de transports). Si l'on doit le créer, il vaut mieux concevoir des éléments réutilisables, qui se démontent et se stockent facilement, plus rentables sur le long terme. S'il doit être utilisé une seule fois puis jeté, il faut dès le départ minimiser les quantités de matière utilisées et s'informer sur le moyen de recycler le stand. De même, privilégier les décors de plantes et fleurs loués sur place.

Recycler et gérer les déchets

Demander au bailleur comment est organisé le tri sélectif des déchets. Pour les déchets de structures (moquette, décor, etc.), rechercher des sociétés ou associations locales qui se chargeront de les récupérer et de les recycler.

Promouvoir un transport éco-responsable

En informant tous les participants, exposants, visiteurs, des possibilités de transport en commun, en demandant le tarif congrès à la SNCF. On peut rendre plus efficaces les navettes dédiées et utiliser des véhicules électriques ou fonctionnant au GNV. Par ailleurs, le covoiturage via un site Internet peut être sous-traité ou géré directement (logiciels spécifiques).

Et si c'est possible, pourquoi ne pas mettre des vélos à disposition ?

Un transport de marchandises souple pour économiser l'énergie

L’organisateur et les gestionnaires de sites doivent prévoir des plages horaires plus souples et plus larges, afin d’optimiser les tournées de livraison des prestataires.

Sensibiliser les équipes au développement durable

L'éco-responsabilité au bureau

On peut facilement adopter quelques réflexes utiles en sensibilisant tous les membres de l'équipe au développement durable :

utiliser les feuilles recto/verso (brouillon, fax...), à imprimer raisonnablement et en qualité brouillon,
trier leurs emballages et papiers. On peut également recycler les toners d'encre, les piles,
éviter le jetable en utilisant du papier recyclé, des porte-mines rechargeables.

Quelques accessoires font réaliser des économies en limitant le gaspillage d'eau et d'énergie :

poser des chasses à double débit et des robinets économiseurs d'eau,
éviter les lumières allumées inutilement, remplacer les éclairages permanents par des lampes fluocompactes (à économie d'énergie),
gérer la température : 19 °C en hiver et 24 °C en été...

Accompagner les équipes vers une démarche de développement durable

Un "ambassadeur environnement" pourra sensibiliser les équipes à la démarche, la leur expliquer et les aider. Il est essentiel de faire et de le faire savoir ! Afficher clairement la démarche de développement durable, informer tous les participants des moyens mis en œuvre, surtout ceux les concernant.

Une démarche environnementale même pour le traiteur

En amont, bien gérer les quantités avec le prestataire, refuser les coupelles en plastique jetables, et dans tous les cas, faire en sorte que les déchets soient triés et correctement collectés.

Privilégier les produits locaux, de saison, du "terroir" et quand c'est possible, les produits bio et/ou issus du commerce équitable.

Un Catering éco-responsable

Il existe certainement des prestataires et fournisseurs locaux qui livrent des plats communs qui généreront moins de déchets que les plateaux individuels.

Communiquer de manière éco-responsable

Dématérialiser la communication ou choisissez du papier recyclé

Internet et SMS permettent d'envoyer invitations, plans, newsletters, informations, actes de colloques "dématérialisés".

Pour les éditions, imprimer de préférence un document unique, en quantité nécessaire et suffisante et/ou le proposer sur support numérique connecté.

Choisissez des cadeaux éco-responsables

Les cadeaux doivent être bien choisis : privilégier les cadeaux éco-conçus, ou issus du commerce équitable ou les vrais souvenirs utiles.

Utilisez une signalétique et des badges éco-conçus

Quant à la signalétique et aux badges, préférer ceux réutilisables et recyclables.

Surtout, ne pas hésiter à informer, communiquer, éduquer sur la démarche tant que possible, cela en assurera le succès en motivant les équipes, prestataires et partenaires !

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